V rozhovoru s Markétou Pánkovou mluvíme o jejím Oddělení grantové podpory (známém jako OGP), které několik let vede, o grantové podpoře pro vědu a výzkum obecně o skutečné práci administrátorek v projektovém managementu a o zdrojích inspirace pro práci. Je to příjemné čtení pro všechny, kdo se v projektovém světě pohybují nebo si v něm teprve hledají svou cestu.
Jaké byly tvoje „projektové začátky“ a jak vznikalo Oddělení grantové podpory?
Nastupovala jsem na univerzitu jako zaměstnanec fakulty mechatroniky, informatiky a mezioborových studií (FM) na začátku roku 2009. V té době se výzkumné projekty řešily na fakultách a řekněme, že to byl jeden ze dvou základních kamenů OGP. Vznikl druhý tým, který měl v gesci plánování, přípravu a realizaci projektu VaVpI, který určil vznik Ústavu pro nanomateriály, inovace a pokročilé technologie (CXI). Z tohoto projektu se postavila budova L, ve které dnes CXI sídlí, koupili jsme všechny přístroje, zařízení a vybavení. A samozřejmě jsme díky tomu zaměstnávali i první zaměstnance. Byla to fáze start-upu. Když se dostavěla budova, tak se všichni přestěhovali a tyhle dva týmy se logicky spojily do jednoho. Vedení a formování celého OGP dostala v té době na starost kolegyně Markéta Dubová, která před cca 4 lety odešla za rodičovskými „povinnostmi“. V té době jsem OGP převzala.
Dnes existuje CXI 10 let a projektů je tu celá řada, ale vy jste u nás tehdy projekty a jejich agendu musely „prokopávat“.
Projektové začátky na TULce byly velká škola, většinou dost adrenalinu a často velká radost, když se dařilo. Začínali jsme si nastavovat postupy, hledat cesty, předávali jsme si různé zkušenosti a rady i s kolegy z jiných fakult.
Jakou jste měli tehdy představu o fungování projektového managementu?
Nulovou potažmo velice malou. Bylo to vymýšlení všeho od píky. Stejné to bylo i na straně poskytovatelů, kteří si také své představy konfrontovali s realitou a s tím, co vlastně po nás jako příjemcích budou chtít. Bylo to – jak to v začátcích bývá – metodou pokus omyl a opravdu a doslova. Bylo spoustu nejasností a problémů. Konzultovali jsme mezi sebou v oddělení, pak s kolegy po celé univerzitě. Naše neustálé dotazy například na personální oddělení a jiná oddělení na rektorátu, jestli je takové řešení možné, zda je to průchozí z hlediska zákona, když jsme něco vymysleli, byly neustálé. V té době tady na univerzitě neexistoval takový servis z právního oddělení, nebyly tu referentky na veřejných zakázkách a další odborné specializace, které na univerzitu teprve „došly“. To se za 10 let neuvěřitelně posunulo.
Tak se na to podívejme, jak to funguje?
Když přijde projekt, už víme, jak postupovat. Samozřejmě vždycky se objeví nějaká nestandardní situace, tak ji konzultujeme vzájemně mezi sebou nebo se obrátíme na kolegy na rektorátu. Asi se nikdy nedostaneme do bodu, kdy by nevznikla vůbec žádná nestandardní situace. Přece jenom poskytovatelů, odborných témat a přístupů je velké množství a všechno se nedá řešit podle jedné šablony. Stačí výměna administrátora projektu u poskytovatele a rázem se věci změní.
Hledali jste inspiraci někde jinde? Třeba i v zahraničí?
Inspiraci je potřeba hledat stále, právě proto jak si nastavit vlastní práci a interní procesy. Nám se docela povedlo navázat kontakt s výzkumným centrem UCEEB v Buštěhradu. Center je po republice několik desítek, ale tady jsou nám odborně i lidsky nejblíž. Je to stejné centrum, jako jsme my. S nimi si vyměňujeme zkušenosti ohledně projektů, jejich administrativy a naší denní práce. Zároveň i naši ředitelé byli vždycky hodně propojení, takže výměna zkušeností se uskutečňuje na různých úrovních. Pak jsou určitě i další univerzity, kde se podařilo sdílet, jak to funguje, ale prvotní nastavení, jak by správa a podpora projektů měla fungovat, jsme si udělali určitě sami. Teď už to můžeme jenom ladit a rozvíjet. Byli jsme samozřejmě na různých seminářích v zahraničí k jednotlivým typům výzev, na projektové řízení nebo na řízení financí ve vědě. A bylo to přínosné, ale nejvíc zkušeností získáme samotnou praxí.
Jak vypadá práce projektových administrátorek?
Jsme taková pravá ruka pro vědce v administrativních záležitostech v celém životním cyklu vědecko-výzkumných projektů. Snažíme se jim pomoct co nejvíc už v začátcích, při přípravě žádostí, aby se nemuseli zabývat provozními a ekonomickými záležitostmi, nemuseli řešit otevírání přihlášek, hledat obecné informace nutné pro podání projektu, zabývat se kompletním sestavováním projektových rozpočtů a nemuseli se prostě příliš zdržovat neodbornými činnostmi. Řekneme si vizi projektu, tým lidí, který se na řešení bude podílet, materiál a služby, které budou potřeba a s tím už pracujeme a dovedeme tyto základní vstupy do finální fáze. Pomáháme řešitelům, aby se opravdu mohli soustředit jenom na vědecko-výzkumnou část. Občas je musíme zahltit nějakou administrativou, kterou za ně nemůžeme udělat, jako je třeba oblíbené vyplňování výkazů práce. Myslím si, že nám spolupráce funguje a vzájemně se oceňujeme za věci, které umíme. A to je velký benefit. Jsme tady pro sebe navzájem, můžeme se na sebe obrátit, když nastane situace, se kterou si třeba nevíme rady. Každý jsme jiný, někdo chce jít víc do detailů, a pak od nás potřebuje větší součinnost. Někdo je naopak velice samostatný a podpůrný servis využívá minimálně. Vzájemná spolupráce je u nás nastavená dobře.
Co jsou plusy a co mínusy téhle práce?
Velká výhoda je, že je to práce hodně v pohybu. Nesedíme jenom v kancelářích a pořád nepíšeme do tabulek v Excelu, ale je to hlavně práce s lidmi. Musíme komunikovat, vytvářet plány prakticky čehokoliv – nákupů materiálu nebo služeb, čerpání rozpočtu, personální plány. Díky tomu, řekla bych, se naše práce se nedostane do stereotypní fáze. Když už je komunikace nad hlavu, tak si člověk „zaleze“ do kanceláře k tabulkám a číslům. Tohle je asi ideální varianta, jen se stává, že je třeba soustředit se na systematickou práci, která vyžaduje, aby nikdo nevolal, nikdo nešel okolo, ale to prostě nejde zařídit. Pohyb lidí u nás na čtvrtém patře je poměrně velký. Možná se ten pohyb trošku zmírnil tím, že máme spoustu věcí elektronicky, což je obrovská výhoda a bylo to znát i v době práce z domova během lockdownu. Další velké plus vidím v komplexnosti naší práce. Administrátorka má svou agendu, projekt obstarává od přípravy až do ukončení, je tam zaručená kontinuita. Samozřejmě jsou součástí této práce i méně zajímavé úkoly typu kopírování, skenování, kontrola výkazů. To je ta nepříjemná až rutinní část práce, ale každý administrátor je plně v obraze, co se v tom projektu děje. Snažíme se s řešiteli hlídat čerpání a plánování, aby projekt probíhal, jak má, nedocházelo ke zpožděním.
Jedna z velkých nevýhod naší práce je ta, že se dost významně mění její objem. Jsou měsíce, které jsou volnější, trošku klidnější, to je typické pro začátek letních prázdnin, a pak jsou měsíce, kdy toho máme víc než dost, protože se sejde podávání a příprava nových projektů a k tomu se připravují zprávy u těch stávajících, které mají být ukončené. Vždycky po velkém tlaku vznikne nějaká fáze, kdy je trošičku volno a nejen my, ale i vědci se můžou nadechnout, a pak zvesela pokračovat dál. Odpočinek je prostě nutný.
A co nestandardní situace?
Samozřejmě dochází v projektech k úpravám a změnám. Obvykle to není nic zásadního, ale stát se to může. Nepečeme housky na objednávku, ale plánujeme výzkum na 3 roky dopředu. Což je při přípravě projektu doslova věštění z křišťálové koule. Občas přijde nějaká nenadálá vlna čehokoliv zevnitř i zvenku, ale řekla bych, že už umíme řešit naprosto cokoliv. Od toho jsme tady.
Mají administrátorky ve vědě své nezastupitelné místo?
Vždycky najdou lidé, kteří by si všechny práce rádi dělali sami. Tady na CXI máme nastavené, že administrativu uděláme v OGP. Ve většině případů jsou kolegové se servisem, který jim z OGP poskytujeme, spokojení. Občas na sebe narazí dvě různé názorové skupiny. My řešíme čísla, oni svůj obor. Tak si určitým způsobem každá strana vymezí svůj píseček a pracujeme. Věřím, že snad úplně všichni chápeme, že tady na CXI neexistuje my a oni, ale že všichni kopeme za jeden společný tým. A když každý opustí své představy o fungování práce a světa, tak to má své přínosy. Je důležité si uvědomit, že jsme tu společně i ve vztahu k univerzitě jako celku. Ani tady to není my a oni, ale pracujeme společně.
Kromě národních projektů má CXI i projekty mezinárodní. Jak toto funguje?
To je víceméně hodně podobné. Má to svoje specifika, ale to má každý poskytovatel i na národní úrovni. Myslím si, že do značné míry se třeba Technologická agentura ČR hodně inspirovala tím, jak se projekty řešily, administrovaly, ale také hodnotily v Evropě a převzala tyto postupy. ČR má nějaká svoje specifika jako každý národ, ale řekla bych, že administrovat mezinárodní projekt už není tak zásadně odlišné. Komunikujeme jak s Evropskou komisí jako poskytovatelem, tak s našimi zahraničními partnery, se kterými na projektu spolupracujeme. Někdy může dojít k nějakým nejasnostem, třeba při interpretaci pojmů, ale to je dáno tím, že celá komunikace se uskutečňuje v angličtině a partneři můžou být od Španělska po Finsko.
Jak se spolupracuje se zahraničími partnery?
Pokud naši zahraniční partneři mají opravdu zájem o projekt a ideálně pokud oni sami jsou iniciátoři tohoto projektu, jedná se pro ně o řešení nějakého zásadního problému, tak spolupráce vždycky probíhá velice dobře. Ale je to opravdu individuální. Často se potkáváme třeba s vědeckými pracovníky ze zahraničí, kteří si z velké části řeší své projekty i administrativně.
Jak na OGP a projekty dopadla pandemie a práce z domova?
Musím říct, že pro všechny to bylo složité období, a přesto se k celé situaci kolegyně z oddělení postavily skvěle. Na to, že velká část z nás má děti, všechny jsme byly doma, asistovaly jsme on-line výuce, k tomu vařily obědy, tak jsme byly skvělé. Nezaznamenala jsem, že by někdo měl připomínky k fungování během lockdownu. Spousta kolegů vědců na tom byla dost podobně, protože také zůstali doma s dětmi. Trochu se nám některé věci zpomalily, ale myslím si, že nijak zásadně. Za tu práci z domova a její kvalitní výstupy patří všem na CXI velký dík. Všichni jsme se opravdu snažili.
Jak bude vypadat budoucnost OGP a tvého týmu?
To hodně záleží na výzkumných pracovištích a na výzvách, které budou otevřené pro financování vědy a výzkumu. Také bude hodně záležet i na koncepci Technické univerzity. Může se stát cokoliv, ale jsem optimista. Ráda bych, abychom nestály na mrtvém bodě a zvyšovaly své pracovní kompetence. Přála bych si, aby v OGP byly zaměstnankyně spokojené, dělaly práci s radostí, protože to je podle mého alfa omega každé práce.
9. listopadu 2021